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就業規則・諸規程の作成業務

そもそも就業規則は何のために作成するのか

1.就業規則は会社のルールを定めたもの
 
野球やサッカーのようにチームスポーツには、チームごとのルールがあります。巨人には巨人のルールが、鹿島アントラーズは、アントラーズの独自のルールがあります。
この独自のルールで選手を管理し、勝利に導くために必要なものです。
 
2.就業規則を作る目的
 
就業規則は、労働者を監視し会社の意のままに働かせるためのものではありません。
就業規則の目的は、会社と社員がお互い の権利を守り、かつ義務を果たしながら、 会社を発展させていくことです。 したがっ て、社員が果たすべき義務の不履行が生じ た場合のペナルティについても記載してい くことになります。 一方で、社員側の権利、たとえば休暇、 賃金、休職などもおろそかにしないようにしたいものです。
 
3.就業規則を作成するためのポイント
 
①あいまいな部分を排除すること
 ・例えば、忌引休暇がある場合、それが無給なのか有給なのか
 ・そもそも忌引休暇はあるのかどうか
②バランスに配慮すること
 ・信賞必罰です。遅刻1回で解雇するなどは、規定上困難ですね
③無理をしないこと
 ・バブル時に作成した退職金規程は、往々にして金額が高いものです。実際の話しです。「この退職金額は、ちょっと中小企業においては、高すぎると思うのですがと話したら、これくらい払えなければ、会社として失格でしょう」とある社長はおっしゃいました。それから20年経過したときに、同じ社長から「山崎さん、どうして当社の退職金は、あんなに高いんでしょうね」と言われました。
③法律を順守すること
 ・当然ですが、法律を下回る規則は違法になります
④定期的にメンテナンスすること
 ・法改正が頻繁にありますので、法律に合うように定期的にメンテナンスが必要です
 ・他社のトラブル事例についても他山の石として追加しておくとよいですね
 
4.就業規則の未作成と内容の不備がもたらすリスク
 
①労働基準法違反のリスクがあること
 ・10人以上なのに就業規則を作成し労基署に届けていないと是正勧告の対象となること
②労働者を統率できないこと
 ・会社のルールがないことになるので、社員のベクトルが一定せずに足を引っ張り合うことになること
③対応がその場しのぎになり、恣意的な労務管理になること
 ・統一したルールがないので、事業主のその時の気持ち次第で対応が恣意的になること
④トラブルが発生したときに解決や処罰の根拠がないこと
 ・処罰するには、根拠が必要です。就業規則の懲戒事項がなければ、根拠がある処罰ができません。別の言い方だと処分したにもかかわらず争った場合、会社の処罰が無効となる恐れがあります。
⑤上記③と④のため、トラブルが多発する可能性があること
⑥優秀な社員の定着率が下がること(本当にもったいないですね)

当事務所の就業規則の作成方法

当法人では豊富な経験を生かし実態に即した就業規則及び諸規程を作成します。現在のトラブルや将来的なトラブルの防止対策をふんだんに盛り込みます。

就業規則の作成においては、必ず経営者または企業の幹部と5回から10回程度の打ち合わせをしながら進めます。そのように時間をかけるのは、実態を把握するため及び労働基準法の知識を解説しながら進めるためです。

この労働基準法の知識を解説することにより事業主や経営幹部が、作成した就業規則の内容を深く理解することができ、社員に対し適切に運用することができるようになるからです。人任せの事業主では作成した就業規則の理解が深まらず、結果的にうまく運用できず社員とトラブルが増える会社もあるからです。

転ばぬ先の杖として実態に即したリスク管理型の就業規則の作成や社員の元気を支援する就業規則を作成してみてはいかがですか。 

当法人の就業規則・諸規程の特徴

350件以上の作成実績

これまでの就業規則及び諸規程の作成・改定実績は、350件を超えております。一般的な会社だけでなく、特殊なケースとして、一般社団法人、協同組合、NPO法人などの就業規則等も多数作成しています。
また、助成金・奨励金を受給するための要件を具備した就業規則の作成も可能です。

難しい就業規則及び諸規程を作成できます

難しいと言われる運送業、医療業、社会福祉法人、派遣会社等の就業規則だけでなく、あらゆる就業規則及び諸規程を作成することが可能です。
複雑な賃金形態や諸手当についても、賃金規程に盛り込むことが可能です。
未払い残業代を労基署から指摘された後の賃金規程の変更、退職した社員から未払い残業代の請求があった後の社内用の賃金規程の変更等につても経験豊富なノウハウを蓄積しています。
一般的な就業規則及び諸規程は、次の通りです。
就業規則本則、賃金規程、退職金規程、出張旅費規程、休職規程、情報機器使用規程、育児・介護休業に関する規程、セクハラ防止規程、パワハラ防止規程、慶弔見舞金規程、社員車両通勤管理規程、社有車管理規程、健康情報等の取扱規程、内部通報処理規程、嘱託社員就業規則、パート社員就業規則等です。

トラブルを防止し社員が働きやすい規則を作成します

多種多様なトラブルを経験しておりますので、そのようなトラブルを防止する規則を作成します。また、規則を作ることによって信賞必罰な管理体制を構築することができ、結果的に、社員も働きやすい環境が整います。

ヒヤリングに時間をかけるとともに、事業主や管理職が知らなければならない法律を解説して説明します

実態に合った就業規則を作成するため、ヒヤリングに時間をかけます。変形労働時間制やみなし労働時間制等を駆使して、なるだけ現状のまま法違反にならないように工夫いたします。
また、ヒヤリングしながら労働基準法等を解説しますので、就業規則の完成後の運用ができやすくなります。

作成した就業規則に合わせた書式や雇用契約書を作成します

せっかく作成した就業規則でもその規則に沿った一連の書式ができていない就業規則が多いものです。各種労務管理書式(入社から退職までの主要書式)及び雇用契約書等をきっちり作成します。一般的な労務管理書式とは次の通りです。

前勤務先照会同意書、告知書、運転に関する告知書、不採用通知書、入社時必要書類一覧表、採用通知書、入社承諾書、入社誓約書、入社誓約書(秘密情報保持誓約を兼ねるもの)、身元保証書、通勤届兼自家用自動車等通勤許可申請書、個人情報の第三者提供における同意書、カギ預り証、秘密情報保持誓約書(入社時)、秘密情報保持誓約書(実施時)、秘密情報保持誓約書(退職時)、競業避止誓約書、労働者名簿、退職届、退職証明書、健康保険・厚生年金保険資格喪失証明書、届出書(有給休暇、遅刻、早退、欠勤、住所変更、結婚等に対応)充実のフォロー体制、育児介護休業等に関する書式一式等、採用から退職に至るほとんどの書式を作成可能です。

労働基準監督署に届出します

作成した就業規則を労働基準監督署に届け出ます。また、作成した就業規則は、印刷したものとワードのデータの2種類をお渡しいたします。

必要に応じて対象者に説明会を実施します

社員等への説明が必要なときは、会社を訪問して完成した就業規則の内容を説明いたします。特に、不利益な変更をしたときは、説明会の実施又は不利益な事項についての同意書等をいただくこともあります。

就業規則・諸規程の作成の流れ

就業規則・諸規程作成の相談・依頼・お申込み

過去の就業規則一式、従業員数、賃金台帳、出勤簿、労働者名簿、休日カレンダーをチェックします。
また、打合わせの方法、打合わせの回数、正社員・パート社員一体型就業、正社員・パート社員別就業規則、規程の種類・数、説明会の実施等を考慮して、費用を口頭又は書面でお伝えします。

打合わせ

訪問、来所又はZOOM等により打ち合わせを行います。
労基法に定める試用期間と就業規則に定める試用期間の違い等、事業主が知っておくべき労基法の数々を解説しながら打ち合わせを実施します。事業主等に労基法の知識がないままだと就業規則の運用がうまく行きませんからね。

仮完成後の打ち合わせ

就業規則の仮完成後、メール又は郵便で現物をお渡しして、事業主に熟読していただき、その後にもう一度打ち合わせを致します。
就業規則に沿った労務管理書式については、仮完成後に作成し、その後、もう一度打ち合わせを致します。

説明会の実施

ご希望により、社員に対し説明会を実施いたします。社員の質問等についても回答を致します。

就業規則・諸規程作成におけるよくあるご質問

当社の就業規則は、20年前に作成したものです。それを使用していますが、何らトラブルは発生していません。新しくする必要がありますか?

現時点で労使間トラブルがないというだけで、将来的にも労使間トラブルがないとは言えません。家族従業員だけでなく、従業員がいるときは、新しく改定することをお勧めいたします。新たに問題が発生した後に就業規則を作成するとなると、不利益変更の問題もありますので、労使間が良好な関係中に、改定することをお勧めいたします。

就業規則は市販のテンプレートを使用していますが問題ありますか?

テンプレートの就業規則、一般的なモデル就業規則、他社の就業規則をそのまま運用している会社があります。労使間のトラブルがないときは、特に大きな問題にはなりませんが、トラブルになって深く内容を読み込んだら会社側にとって結構厳しいことになることがあります。どちらにしても一度、現在ある就業規則が会社の実態にあっているかどうか、通常の労務管理に使えるものなのか調べておいた方がよいですね。特に他社の就業規則を使用しているときは、要注意です。

当社は従業員数が9名のため就業規則を作成していません。何か問題がありますか?

就業規則を作成して労基署に届け出なければならないのは、従業員数が10人以上の場合です。そのため就業規則の届出に関しては問題ありません。就業規則を作成しておかないと困るのは、次のような場合です。
・指示命令に違反ばかりしている従業員を懲戒に処するときに、根拠となる就業  
規則がないので、処分できないこと
・会社のルールや処遇が明確になっていないので、その都度対応が異なってしまうこと

 

就業規則がなくても労使間トラブルはありましたが、その都度社長の対応で何とか乗り越えてきました。就業規則を作成すると労務管理上、何か良いことがありますか?

経験から考えると、労務管理上、次のような良いことが起こる傾向にあります。
・明らかに離職率が下がります(権利と義務をはっきりと規定されているからだと思います)
・労使間トラブルがかなり減ります(従業員にとって不明なことが少なくなるのためです。また、社長等の労基法に対する知識が増加します)
・人の採用がしやすくなります。

 

運送業です。未払い残業代の請求があり、未払い残業代を支払いました。今後このようなことがないように就業規則及び賃金規程を変更したいのですが、可能ですか?

可能です。ただ、慎重に進める必要があります。一般的には、従業員にとって不利益な変更になりますので、真摯に従業員に説明し、納得していただいて最終的には、賃金変更同意書を各人からいただくようになります。詳しくは、ご相談ください。

就業規則作成するときの大まかな費用の目安はありますか?

当事務所の就業規則及び諸規程の新規作成や全面的な変更の場合の費用は、概算で次の通りです。打ち合わせ回数には、就業規則完成時の打ち合わせを含みます。また、必要な労務管理書式(雇用契約書を含む)を含めた費用となります。詳しい見積書をご提示いたします。
打ち合わせ回数 5回以上・・・・・・20万円~40万円
打ち合わせ回数 3回以上5回未満・・15万円~20万円
打ち合わせ回数 2回・・・・・・・・10万円

退職金規程のみ全面改定をお願いしたいのですが可能ですか?また、費用の目安はありますか?

ひとつの規程の作成・改定でも可能です。費用の目安としては、手間のかからない規程だと、1回又は2回の打ち合わせで3万円から5万円程度です。例えば、従業員から同意書をいただくような不利益変更の場合は、手間がかかりますから高くなるイメージです。詳しくはお尋ねください。

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